Lojistik Asistanı — Kullanım Kılavuzu Fiyat, operasyon, finans ve sefer sorularınızı nasıl yazacağınız

Asistan ne yapar?

Dört konuda yardımcı olur. Menüden seçebilir ya da doğrudan yazabilirsiniz; Türkçe ve İngilizce anlar.

1. Fiyat nasıl istenir?

Tek mesajda iki bilgi yeterli: rota (nereden nereye) ve yük. Gerisi asistanın işi; eksik bir şey varsa sorar.

Yük nasıl yazılır

• Parsiyel yük: ağırlık (kg ya da ton) ve hacim (cbm ya da m3) ya da kap ölçüleri: en*boy*yükseklik ve adet.
• Konteyner: adet ve tip — 20DC, 40DC, 40HC, reefer, flat rack, open top. Örn. 2x40HC.
• Üst üste konamayan yük için istiflenemez yazın; teklif buna göre hesaplanır.
• Yalnız birbirinin üstüne konabilen kaplar için kendi içinde istiflenebilir yazın; kaplar 268 cm'ye kadar istiflenir, her istif ayrı sayılır (örn. 6 palet 100 cm → 3 istif).
• Birimleri yazın: 500 kg, 2 cbm, 3 palet. Hacmi cbm, m3 ya da m³ olarak; ağırlığı kg, kgs ya da ton olarak yazabilirsiniz (0.5 ton = 500 kg). Ölçüler cm kabul edilir; mm ya da inç yazarsanız belirtin.
• Standart dışı yük (IMO / tehlikeli madde, reefer, bozulabilir, transit, ayniyatlı) yazarsanız fiyat yine verilir; ancak teklif genel kargo niteliğindeki yükler için geçerlidir ve asistan bunu belirtir. Üç seçenek sunulur: Evet, teklif oluştur, Sadece talep oluştur (ekibimiz değerlendirir) ya da Hayır.
• Kap sayısı ve cinsi (palet, koli, fıçı, kasa, rulo, çuval) yazarsanız parsiyel teklife işlenir. Yalnız hacim ve kilo ile alınan teklif o bilgiye göre üretilir; standart dışı ölçüler ek maliyet doğurabilir, bu not teklife eklenir.
• Yükseklik ayrı satırda olabilir: 80*120 ve altına Yükseklik 70. Euro palet yazıp yalnız yüksekliği verirseniz taban 80*120 sayılır.
• Etiketli ölçü de okunur: Yükseklik: 115 cm × Genişlik: 160 cm × Uzunluk: 240 cm (sıra serbest; En / Boy / Yükseklik ya da H / W / L kısaltmaları da olur). Her kap satırının ardına o satırın kilosunu yazabilirsiniz.
• Brüt ve net ağırlığın ikisini de yazarsanız fiyat brüt ağırlıkla hesaplanır.
• Teslim şekli (Incoterm) yazabilirsiniz: FOB, CIF, DDP, EXW… Fiyatlarımız ihracatta C&F (CFR), ithalatta FOB esaslıdır; farklı bir talep teklif notuna işlenir ve özette belirtilir. EXW Foshan, FOB Ningbo, CIF Mersin gibi teslim şekli + yer yazımında yer o teslim şeklinin noktası sayılır: EXW / FCA / FOB için çıkış, CFR / CIF / DAP / DDP için varış; öteki uç firmanızın şehridir.
• Tek yabancı yer yazarsanız (Foshan 14 cbm 3,2 ton) öteki uç firmanızın şehridir; yön belli değilse asistan fiyattan önce Foshan çıkış noktası mı, varış noktası mı? diye sorar ve iki düğme sunar (Foshan'dan ithalat / Foshan'a ihracat). ithalat, ihracat, çıkış ya da varış yazmanız da yeterlidir.
• Kendi tesisiniz: depomuzdan yüklenecek, fabrikamızdan alınacak, depomuza teslim yazarsanız alım ya da teslim yeri olarak firmanızın kayıtlı şehri alınır ve ön/son taşıma eklenir; farklı bir yer ise yazın (Gebze depomuzdan).
• Tehlikeli madde sınıflandırması: sprey, aerosol, parfüm gibi ürünler tehlikeli madde sayılır; düz tehlikesiz bunu değiştirmez. IMDG'ye göre tehlikesiz sınıflandırılmıştır, MSDS'e göre DG değil gibi sınıflandırma beyanı yazarsanız genel kargo olarak fiyatlanır. istiflenebilir yazdıysanız ölçüden otomatik istiflenemez kuralı uygulanmaz.
• Firma adı ve açık adres yazabilirsiniz: adresteki ilçe alım yeri (ön taşıma) olur, tam adres ve firma adı teklife not olarak eklenir.

Etiketli yazım

Alanları tek tek etiketleyerek de yazabilirsiniz. Etiketten sonra iki nokta koyun; satır satır ya da tek satırda olabilir. E-posta teklif formunu olduğu gibi yapıştırabilirsiniz: etiket bir satırda, değeri altındaki satırda olsa da (iki nokta olmadan) anlaşılır.

Parsiyel deniz (LCL) fiyatı verildiğinde, çıkış ve varış limanınız açık bir seferimizle eşleşiyorsa fiyatın altında yükleme yapabileceğiniz ilk gemi de yazılır (gemi adı, sefer no, yük kabul tarihleri, yükleme yeri, beyanname cut off); ayrıca istemeniz gerekmez. Eşleşen sefer yoksa bu bölüm yer almaz.

Mesajda gemi programı ya da sefer bilgisi de geçiyorsa, fiyatın altında varış limanı için açık seferlerimiz listelenir. Yalnız programı isterseniz destinasyonla birlikte yazın: Tunis gemi programı, Tunis gemi bilgisi, Tunis'e gemi ne zaman var, Colombo sefer var mı — sorulmadan liste gelir. Başka bir kalıpla sorarsanız (örn. Tunis gemi durumu) önce "Tunis için sefer bilgisi mi almak istediniz?" diye sorulur.

Taşıma şekilleri

Taşıma şekli yazmazsanız asistan yüke göre önerir ya da düğmelerle sorar. Düğmeye tıklayabilir ya da adını yazabilirsiniz.

Kapıdan alım ve teslim

Yük bir adresten alınacak ya da adrese teslim edilecekse söyleyin; ön ve son taşıma teklife eklenir.

İlçe/il yazımı: adreslerdeki gibi Bayrampaşa/İstanbul, Beylikdüzü / İstanbul ya da Bayrampaşa İstanbul yazabilirsiniz; ilçe alım (ya da teslim) yeri, ilin limanı (İstanbul → Ambarlı) çıkış (ya da varış) olur. Sıra serbesttir: İstanbul/Bayrampaşa da anlaşılır.

Yer adlarını olabildiğince tam yazın (şehir ya da liman adı). Yalnız ülke yazarsanız asistan hangi limanı istediğinizi sorar.

Yer adları: iki kelimeli ya da birden çok ülkede bulunan yerler

İki kelimeden oluşan yer adları (Port Klang, Ho Chi Minh, Nhava Sheva) ile aynı adı birden çok ülkede taşıyan yerler (Santos, Valencia, Portland, Newcastle) bazen yanlış çözülebilir. Kolay yolu ülkeyi belirtmektir:

• Şehri ülkesiyle birlikte yazın: Valencia İspanya'ya, Santos Brezilya'ya. Asistan yeri o ülkede arar; soru sormadan doğru kaydı seçer.
• Ya da önce ülkeyi verin: İspanya'ya yazın; asistan "İspanya tarafında varış için hangi limanı kullanalım?" diye sorar, siz şehir ya da liman adını yazarsınız: Valencia.
• Eyalet de yazabilirsiniz: ABD, Kanada, Avustralya, Hindistan, Brezilya, Almanya gibi eyaletli ülkelerde New Jersey'e ya da Teksas'a yazın; asistan "New Jersey eyaletinde varış için hangi limanı kullanalım? Örneğin: Newark." diye sorar, siz limanı yazarsınız.

2. Operasyon, finans ve sefer

• Operasyon: menüden Operasyon seçin ya da referans / konşimento / booking numaranızı yazın (en az 6 karakter). Numara kayıtlarınızda bulunursa o taşımanın durumu gelir; bulunmazsa mesaj fiyat talebi sayılır. Yüküm nerede, gemi kalktı mı gibi sorular da anlaşılır; tek kelime (teslim) yetmez.
• Finans: menüden Finans seçin; fatura ve bakiye bilgileriniz gelir.
• Gemi Programı: Cidde'ye sefer var mı? gibi sorun. Açık seferler listelenir; isterseniz aynı destinasyon için fiyata geçilir.

Bu bilgiler size özeldir; görebilmek için giriş gerekir (bkz. 3).

3. Kimlik ve giriş

• Web sohbeti: sağ üstten kayıtlı e-posta adresinizi yazın, gelen tek kullanımlık kodu girin.
• WhatsApp: kayıtlı telefon numaranızdan yazdığınızda kimlik otomatik tanınır, ayrıca giriş gerekmez.
• E-posta: asistana e-postayla da yazabilirsiniz; kimliğiniz gönderdiğiniz adrestir, giriş gerekmez. Ayrıntılar: e-posta kılavuzu.

Fiyat ve size özel bilgiler kayıtlı müşteri hesabına verilir. Hesabınız yoksa talebiniz ekibimize iletilir ve sizinle iletişime geçilir.

4. İpuçları

• Türkçe ya da İngilizce yazabilirsiniz; asistan dili kendisi seçer. Web sohbetinde sağ üstteki TR / EN düğmesiyle sabitleyebilirsiniz.
• yardım ya da help yazınca kısa bir özet ve bu kılavuzun bağlantısı gelir; kaldığınız yerden devam edebilirsiniz.
• Sıfırla düğmesi konuşmayı temizler; yeni bir fiyat için baştan başlar. Altında seçenek düğmeleri gelir (Fiyat, Operasyon, Finans, Gemi Programı); tıklayabilir ya da doğrudan yazabilirsiniz.
• Bir uzmanla görüşmek için bir uzman beni arasın yazın; ekibimiz için talep oluşturulur.
• Asistan bir şeyi yanlış anladıysa düzeltmeniz yeterlidir: varış Cidde değil, Dammam.
• Küçük yazım hataları anlaşılır; sayıları ve birimleri açık yazın.
• Yer adı iki kelimeliyse ya da birden çok ülkede varsa ülkesiyle yazın (Santos Brezilya'ya); asistan yeri o ülkede arar. Yalnız ülke yazarsanız şehri sorar.

5. Kapsam

Gümrük vergisi ve mevzuat, sigorta kapsamı ve primi, evrak listeleri ve ödeme koşulları gibi konularda asistan sizi ekibimize yönlendirir. Lojistik dışı konulara yanıt vermez.

What does the assistant do?

It helps with four things. Pick from the menu or just type; it understands English and Turkish.

1. How to ask for a quote

Two things in one message are enough: the route (from where to where) and the cargo. The assistant asks if anything is missing.

How to write the cargo

• Groupage cargo: weight (kg or tons) and volume (cbm or m3), or piece dimensions length*width*height and the number of pieces.
• Containers: quantity and type — 20DC, 40DC, 40HC, reefer, flat rack, open top. E.g. 2x40HC.
• For cargo that cannot be stacked write non-stackable; the quote is calculated accordingly.
• For packages that may only be stacked on each other write self-stackable; packages are stacked up to 268 cm and each stack is counted separately (e.g. 6 pallets of 100 cm → 3 stacks).
• Number and type of packages (pallets, cartons, drums, crates, rolls, bags) are passed on to the groupage quote. A quote based only on volume and weight is produced from that information; non-standard dimensions may incur extra costs, and this note is attached to the quote.
• Write the units: 500 kg, 2 cbm, 3 pallets. Volume may be written as cbm, m3 or m³; weight as kg, kgs or tons (0.5 tons = 500 kg). Dimensions are taken as cm; say so if they are mm or inches.
• Incoterms may be written: FOB, CIF, DDP, EXW… Our prices are on a C&F (CFR) basis for exports and an FOB basis for imports; a different request is noted on the quote and shown in the summary. In a term + place notation such as EXW Foshan, FOB Ningbo or CIF Mersin, the place is the named point of that term: origin for EXW / FCA / FOB, destination for CFR / CIF / DAP / DDP; the other end is your company's city.
• A single foreign place (Foshan 14 cbm 3.2 tons) means the other end is your company's city; if the direction is not clear, the assistant asks Is Foshan the origin or the destination? before quoting, with two buttons (Import from Foshan / Export to Foshan). Typing import, export, origin or destination also works.
• Your own premises: loading from our warehouse, ex our factory, delivered to our warehouse set the pickup or delivery place to your company's registered city and add pre-/on-carriage; name the place if it differs.
• Dangerous goods classification: spray, aerosol or perfume are treated as dangerous goods; a plain non-hazardous does not change that. A classification statement such as non-hazardous as per IMDG/MSDS or not classified as dangerous goods makes it general cargo. If you write stackable, the automatic non-stackable rule from dimensions is not applied.
• Non-standard cargo (IMO / dangerous goods, reefer, perishable, transit) still gets a price; the quote is valid for general cargo only and the assistant says so. Three options are offered: Yes, create the quote, Only create a request (our team assesses it) or No.
• Height on its own line is fine: 80x120 and below it height 70 cm. If you write euro pallet and only the height, the base is taken as 80x120.
• Labelled dimensions are read too: Height: 45 in × Width: 63 in × Length: 94 in (any order; H / W / L abbreviations work). You may add each package line's weight after it.
• Gross and net weight: if both are given, the quote uses the gross weight.
• Company name and full address are welcome: the district in the address becomes the pickup point (pre-carriage); the full address and company name go into the quote as a note.

Labelled fields

You can also label each field. Put a colon after the label; one per line or all in one line. You may paste an e-mail quotation form as is: a label on one line and its value on the next line (without a colon) is understood too.

When a sea groupage (LCL) price is given and your loading and destination ports match one of our open sailings, the earliest sailing available for your cargo is shown under the price (vessel, voyage, cargo receiving dates, loading place, customs cut-off) — no need to ask. If no sailing matches, this section is left out.

If the message also asks for a sailing schedule, the open sailings for the destination port are listed under the quote. For the schedule alone, name the destination: sailing schedule Tunis, next sailing to Colombo — the list comes without a follow-up question.

Transport modes

If you do not state a mode, the assistant suggests one based on the cargo or asks with buttons. Click a button or type its name.

Door pickup and delivery

If the cargo is collected from or delivered to an address, say so; pre- and on-carriage are added to the quote.

District/province: write it as in an address — Bayrampasa/Istanbul, Beylikduzu / Istanbul or Bayrampasa Istanbul; the district becomes the pickup (or delivery) point and the province's port (Istanbul → Ambarli) the origin (or destination). Order is free: Istanbul/Bayrampasa works too.

Write place names as fully as you can (city or port). If you only give a country, the assistant asks which port you mean.

Place names: two-word names and names shared by several countries

Two-word place names (Port Klang, Ho Chi Minh, Nhava Sheva) and names that exist in more than one country (Santos, Valencia, Portland, Newcastle) can occasionally be resolved wrongly. The easy way around it is to name the country:

• Write the city together with its country: to Valencia Spain, to Santos Brazil. The assistant searches within that country and picks the right record without asking.
• Or give the country first: write to Spain; the assistant asks "which port shall we use on the Spain side?", and you type the city or port name: Valencia.
• A state or province works too: in the US, Canada, Australia, India, Brazil, Germany and similar countries write to New Jersey or to Texas; the assistant asks "Which port in the state of Texas should we use? For example: Houston." and you name the port.

2. Operations, finance and sailings

• Operations: choose Operations from the menu or type your reference / B/L / booking number (at least 6 characters). If it is found in your records, that shipment's status is shown; otherwise the message is treated as a quote request. Questions like where is my cargo are understood too; a single word is not enough.
• Finance: choose Finance from the menu for invoices and balance.
• Sailings: ask e.g. any sailings to Jeddah?. Open sailings are listed; you can continue to a quote for the same destination.

This information is private to you; you need to sign in to see it (see 3).

3. Identity and sign-in

• Web chat: enter your registered e-mail at the top right and type the one-time code you receive.
• WhatsApp: writing from your registered phone number identifies you automatically; no extra sign-in.
• E-mail: you can also write to the assistant by e-mail; your identity is the address you send from, no sign-in. Details: e-mail guide.

Quotes and private information are provided to registered customer accounts. If you do not have an account, your request is forwarded to our team, who will contact you.

4. Tips

• Write in English or Turkish; the assistant picks the language itself. In web chat you can lock it with the TR / EN button at the top right.
• Type help to get a short summary and the link to this guide; you can continue where you left off.
• Reset clears the conversation and starts a new quote from scratch. Option buttons follow (Quote, Operations, Finance, Sailings); tap one or just type.
• To talk to a person, write please have an expert call me; a request is created for our team.
• If the assistant misunderstood something, just correct it: destination is Dammam, not Jeddah.
• Minor typos are understood; write numbers and units clearly.
• If a place name has two words or exists in several countries, add the country (to Santos Brazil); the assistant searches within that country. If you give only the country, it asks for the city.

5. Scope

For customs duties and regulations, insurance cover and premiums, document lists and payment terms the assistant refers you to our team. It does not answer questions outside logistics.